Kelola Arsip Kita agar Tak Menyesal Kemudian
Opini

Kelola Arsip Kita agar Tak Menyesal Kemudian

Bayangkan jika arsip penting kita, seperti kartu tanda penduduk, kartu keluarga, akta nikah, ijazah, bahkan sertifikat rumah, raib atau hancur.

KTP ketlisut saja sudah setengah mati mumet-nya. Apalagi jika memang bener-bener raib. Dalam beberapa waktu, kita harus ke kantor polisi untuk meminta surat kehilangan, melapor ke pengurus RT/RW untuk meminta surat pengantar, ke kantor kecamatan, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota. Aduh, ribet! Surat nikah hilang, masa harus nikah lagi? Hmmm…

Ada suatu kutukan tentang arsip. Jika lagi tidak dibutuhkan ia ada di depan kita. Tapi sebaliknya, jika lagi butuh, arsip sering menghilang ngumpet entah kemana. Pernah mengalami? Sama!

Uniknya, dalam kondisi yang sangat buruk, Naudzubillah Min Dzalik ya, jika terjadi kebakaran atau banjir, kita, seringnya ribut menyelamatkan televisi, laptop, handphone, bahkan kasur, daripada arsip kita.

Padahal logika sederhananya begini. Televisi hancur, kita masih bisa beli lagi. Datang ke toko, tinggal tunjuk. Sedang tidak punya uang? Fasilitas cicilan selalu tersedia di depan mata.

Bencana banjir di Jakarta beberapa waktu lalu menyadarkan kita, betapa pentingnya mengelola arsip.

Jadi sebelum terlambat, mari kita semua tertib dalam menyimpan dan mengelola arsip. Ribet? Tidak. Sebetulnya ada beberapa langkah sederhana yang bisa kita lakukan secara mandiri.

Pertama, kita sortir dulu mana yang arsip dan non-arsip. Kita kelompokkan, diurutkan sesuai riwayat arsip. Kemudian kita masukkan ke dalam map, oudner, atau box arsip, lalu simpan dalam rak atau lemari.

Mau lebih aman, kita bisa melakukan backup dengan cara mengalih-mediakan dokumen tersebut dari hardcopy menjadi softcopy. Caranya, di-scan dan file-nya disimpan di cloud. Mau Dropbox.com, pCLoud, Google Drive, One Drive, atau yang lain. Info saja, layanan cloud storage seperti ini selalu menyediakan paket free buat mereka yang masih coba-coba.

Nah, bagaimana dengan arsip untuk bisnis rumahan atau usaha mandiri? Tentu, di level ini, model pengelolaan arsip harus lebih serius karena jumlah dokumennya lebih banyak. Dan seiring laju bisnis yang ada, jumlah dokumen akan terus bertambah di setiap harinya.

Ragu-ragu? Bingung mau mulai dari mana? Jika ini jadi persoalan, Anda perlu berkonsultasi ke pihak penyedia Jasa arsip untuk mendapatkan layanan management arsip secara professional.

Selebihnya, ini soal pilihan. Mau tertib sejak awal, atau siap menangis kemudian.

Catatan Into Darmamurti
Wakil Ketua RT 5 RW 4 Wisma Penjaringan Sari
Surabaya, Jawa Timur



2 Comments

Post Comment